pdfMachine ZUGFeRD

ZUGFeRD – einheitliches Format für elektronische Rechnungen

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat unter dem Namen ZUGFeRD ein einheitliches Format für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt.

Dieses Format soll in Zukunft bundesweit die bestehenden EDI-Standards ergänzen und die Umstellung der bisherigen papierbasierten Prozesse ermöglichen.

       

pdfMachine ZugFeRD erfüllt die Anforderungen einer PDF Rechnung im ZUGFeRD-Format
 

Ein ZUGFeRD PDF ist eine PDF Datei, die neben den sichtbaren Texten und Grafiken in einer Rechnung auch strukturierte Rechnungsdaten in einem eingebetteten XML-Dokument enthält. Diese XML Daten lassen sich von ZUGFeRD-konformen Anwendungen wie SAP oder Microsoft Dynamics NAV und vielen anderen ERP-Systemen weiter verarbeiten.

pdfMachine ZUGFeRD generiert die PDF Rechnung streng nach den Vorgaben des ZUGFeRD-Standards automatisiert aus jeder Warenwirtschaft bzw. jedem Auftragsbearbeitungsprogramm und kann sie sogar in einem Arbeitsvorgang direkt an den Empfänger per E-Mail versenden.

Möglich wird das durch die leistungsfähige Parametersteuerung mit deren Hilfe komplette Vorgänge mit nur einem Klick direkt aus der Warenwirtschaft heraus erledigt werden können.

In diesem Beispiel wird automatisiert eine Rechnung mit elektronischem Briefpapier erstellt, abgespeichert und per E-Mail versendet.

 

Am Beispiel Microsoft Dynamics NAV (Navision) wird deutlich, was die Parametersteuerung in Verbindung mit ZUGFeRD leistet

Mit der Aktivierung der Parametersteuerung in den Optionen von pdfMachine ZUGFeRD und dem einmaligen Einbinden der gewünschten Parameter in den jeweiligen Report, steht ein mächtiges Werkzeug zur Automatisierung von Geschäftsabläufen in Verbindung mit beliebigen anderen Softwaresystemen zur Verfügung.
 
 

Wenn eine Rechnung erstellt und als PDF Datei per E-Mail an den Empfänger versendet werden soll, geschieht dies per Knopfdruck im direkten Versand aus Navision in Verbindung mit pdfMachine ZUGFeRD heraus, ohne dass Sie sich um irgendetwas kümmern müssen.

Mit der in pdfMachine ZUGFeRD  integrierten Funktion der Parametersteuerung, lässt sich zum Beispiel steuern, ob während des Konvertierungsvorganges ein bestimmter Firmen-Briefbogen oder eine digitale Signatur eingefügt werden sollen. Auch das automatische Abspeichern des Belegs in ein vordefiniertes Verzeichnis oder Archiv ist möglich. Danach erfolgt der Versand automatisiert per E-Mail, da  die pdfMachine die E-Mail Adresse des Rechnungsempfängers sowie den in der E-Mail verwendeten Text über Parameter aus dem ERP-System – hier Microsoft Dynamics NAV – erhält.

 

Beispiel ZUGFeRD-Parameter in pdfMachine


Neu ist nun das Einlesen und die Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten in das ERP-System durch den Rechnungsempfänger

Dazu wird der wie gewohnt sichtbaren PDF Rechnung ein XML Dokument angefügt. Diese Datei wird auf der Grundlage der standardisierten ZUGFeRD-Spezifikationen erstellt und enthält alle notwendigen Detailinformationen, wie z.B. Datum, Rechnungsnummer, Kreditoren, Artikel, Kostenstellen, Beträge etc., die zur Weiterverarbeitung im ERP-System des Empfängers notwendig sind.

 

Durch das automatisierte Einlesen dieser Daten entfällt das häufig fehlerbehaftete und mühevolle manuelle Erfassen der PDF-Rechnungen.

Das spart Zeit und Geld!